Budapest Fõváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat

Pályázat neve: ÁROP-2007-3.A.1/B. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

Projektcíme: Szervezetfejlesztés Budapest F?város VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat Képvisel?-testületének Polgármesteri Hivatalában.

Projekt azonosító: ÁROP-3.A.1/B-2008-0009

Projekt tervezett kezdete: 2009.01.15. 

Projekt tervezett befejezése: 2010.03.18.

Támogatás összege: 32 220 325 Ft

Adatbázisok, tanulmányok

 

Sor-szám

Megnevezés

Mennyiség

 

(db)

1.

M?ködési rendszerelemzés

1

2.

Elemzés és tanácsadás

18

3.

Utókövetés

1

 

Összesen:

 

 

 

1.) M?ködési rendszerelemzés: Utólagos ellen?rzés – El?zetes biztosítás

 

A szolgáltatás igénybevételének oka: A munkaszervezetben nem definiálható a m?ködési rendszer iránya, hogy az az utólagos ellen?rzést vagy az el?zetes biztosítást követi.

 

A megvalósítás módja: felmérés készítése azzal a céllal, hogy kiderüljön, a munkaszervezeti m?ködésben melyek az utólagos ellen?rzésre és a megel?zésre utaló sajátosságok, annak érdekében, hogy a m?ködési rendszer er?sségei és gyengeségei pontosan detektálhatóak legyenek.

 

Az igénybe venni kívánt eszközök: Minden releváns munkatárs részvételével papír, vagy elektronikus adatfelvételi ?rlapon zajló vizsgálat. Az elemzés eredménye a kérd?ívek kiküldését?l számított 6. héten esedékes.

 

Az elemzés során érintett területek:

-          A Hivatalnál kialakult m?ködési rendszer gyakorlat

-          A Hivatal leger?sebb pontjai, amire építeni lehet: leginkább el?zetes biztosítás rendszerében m?köd? tevékenységek

-          Erények, amibe kapaszkodni lehet: a legkevésbé utólagos ellen?rzés rendszerében m?köd? tevékenységek

-          A hivatali m?ködésben jelentkez? hibák, amiken javítani kell: a legkevésbé el?zetes biztosítás rendszerében m?köd? tevékenységek

-          Hibák, amin változtatni érdemes: leginkább utólagos ellen?rzés rendszerében m?köd? tevékenységek

 

Az elemzés dokumentálható outputja: 120 oldalas tanulmány készül az elemzés és eredményeinek bemutatására

 

2.) A pályázó speciális igényeihez igazodva 18 részterülethez kapcsolódó elemzési és tanácsadói tevékenység

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzés és tanácsadás megvalósításának módja azonos:

 

         Személyes részvétellel történ? adatfelvétel és elemzés a kiinduló helyzetr?l: személyes interjúk, konzultációk a kiinduló helyzetr?l és a változtatási szándék lehet?ségének feltárása

         Az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányok, tanácsadói akcióterv-javaslatok elkészítése (Power Point bemutatóként is elkészítve a szemléletesség érdekében)

         A tanulmány és a tanácsadói akcióterv-javaslat prezentációja, illetve megvitatása az érintettekkel

         Megállapodás kötése az érintettekkel az elemzés transzparenssé tételér?l és az általuk jóváhagyott akciótervben foglaltak megvalósításáról

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó, az elemzéshez és a tanácsadáshoz igénybe venni kívánt eszközök részcélonként különböznek, ezek részletezése az alábbiakban történik:

 

Általános döntési kompetenciák, eljárások korszer?sítése a stratégiai menedzsment er?sítése érdekében

A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési id? csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segít? mutató javítása érdekében

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszer?sítése, átalakítása

A hivatal bels? szervezeti egységei közötti együttm?ködés javítása

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése.

Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszer?sítése, illetve az intézményekt?l érkez? visszacsatolás beépítése a hivatal m?ködésébe.

A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb m?ködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása

A hivatal m?ködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mér? mutatószámok bevezetése

Szervezeti szint? teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése

A projekt szemlélet meger?sítése

Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása

A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata

Közbeszerzési eljárások lebonyolítása

Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése

Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellen?rzés javítása

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére

A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzések és tanácsadások dokumentálható outputja minden felsorolt részcél esetén egy-egy 16-20 oldalas dokumentum, amely tartalmazza az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányt, valamint a kidolgozott akciótervet.

 

3.) A projekt tevékenységeinek megvalósulását vizsgáló utókövetés

 

Megvalósítás módja: elemzési folyamatok hasznosulásának vizsgálata, képzési és tanácsadási folyamatok hasznosulásának vizsgálata

 

Alkalmazni kívánt eszközök: megvalósítás módjának, az alkalmazott eszközöknek és a megvalósult outputoknak a vizsgálata

 

Output: 20-24 oldalas elemz? dokumentum készül, mely a megvalósulást és a hatékonyságot vizsgálja

 

Képzés

 

Az egyes képzésekhez kapcsolódó igénybe venni kívánt eszközök képzésenként különböznek. 

 

Képzés neve

Óraszám

 

Lajstromszám

 

Csoportok száma

 

(db)

Közbeszerzési referens tréning

24

PL-1548

2

PQM: Sztenderdizálás mesterkurzus

44

PL-2108

2

Sztenderdizálási gyakorlatok tréning

42

PL-1547

2

Szervezeti folyamatoptimalizálási gyakorlatok

82

PL-1776

2

Kommunikációs technikák

44

PL-1688

2

Összesen:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Immateriális javak beszerzése

 

A kínálatból a céljainknak és a megvalósításra kerül? fejlesztéseknek legjobban megfelel?, legkedvez?bb árú terméket választottuk, több ajánlat bekérését és a piaci kínálat körültekint? felmérését követ?en.

 

Megnevezés

Mennyiség

 

(db)

ELO Office Digital Dokumentumkezel? rendszer

1

 

 

 

 

 

 

 

A szoftver bemutatása:

 

ELO Office Digital Dokumentumkezel? rendszer

 

ELO professional - innovatív dokumentumkezel?-, dokumentum menedzsment, workflow és archiváló szoftver, amely a Polgármester Hivatal min?ségirányítási elveinek megfelel?en fogja kezelni és menedzselni a m?ködési folyamatokat.

 

Nyilvánosság biztosításának költsége

 

A projekt megvalósítása során az V. számú kommunikációs tervet valósítjuk meg és "C" típusú emlékeztet? táblát helyezünk el a projekt megvalósítása során, "D" típusút pedig azt követ?en a beruházás helyszínén. A honlapon folyamatosan közzé tesszük a projekttel kapcsolatos aktuális információkat és az el?rehaladás állapotát, valamint nyomtatott és elektronikus kommunikációs felületeinken folyamatosan felhívjuk a figyelmet az EU támogatásra. A képzésekr?l fotódokumentáció készül.