Cece Nagyközség Önkormányzata

Pályázat neve: ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

Projektcíme: Cece Nagyközség Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése.

Projekt azonosító: ÁROP-1.A.2/A-2008-0149


Projekt tervezett kezdete: 2009.04.01. 

Projekt tervezett befejezése: 2010.05.31.

Támogatás összege: 17 796 900 Ft

Adatbázisok, tanulmányok készítésének költsége


 

Ssz

Megnevezés

Mennyiség

(db)

1.

Mûködési rendszerelemzés

1

2.

Elemzés és tanácsadás

18

3.

Utókövetés

1

 

Összesen:

 

 

1.) Mûködési rendszerelemzés: Utólagos ellenõrzés – Elõzetes biztosítás

 

A szolgáltatás igénybevételének oka: A munkaszervezetben nem definiálható a mûködési rendszer iránya, hogy az az utólagos ellenõrzést vagy az elõzetes biztosítást követi.

 

A megvalósítás módja: felmérés készítése azzal a céllal, hogy kiderüljön, a munkaszervezeti mûködésben melyek az utólagos ellenõrzésre és a megelõzésre utaló sajátosságok, annak érdekében, hogy a mûködési rendszer erõsségei és gyengeségei pontosan detektálhatóak legyenek.

 

Az igénybe venni kívánt eszközök: Minden releváns munkatárs részvételével papír, vagy elektronikus adatfelvételi ûrlapon zajló vizsgálat. Az elemzés átadása a kérdõívek kiküldésétõl számított 6. héten esedékes.

 

Az elemzés során érintett területek:

-          A Hivatalnál kialakult mûködési rendszer gyakorlat

-          A Hivatal legerõsebb pontjai, amire építeni lehet: leginkább elõzetes biztosítás rendszerében mûködõ tevékenységek

-          Erények, amibe kapaszkodni lehet: a legkevésbé utólagos ellenõrzés rendszerében mûködõ tevékenységek

-          A hivatali mûködésben jelentkezõ hibák, amiken javítani kell: a legkevésbé elõzetes biztosítás rendszerében mûködõ tevékenységek

-          Hibák, amin változtatni érdemes: leginkább utólagos ellenõrzés rendszerében mûködõ tevékenységek

 

Az elemzés dokumentálható outputja: 120 oldalas tanulmány készül az elemzés és eredményeinek bemutatására

 

2.) A pályázó speciális igényeihez igazodva 18 részterülethez kapcsolódó elemzési és tanácsadói tevékenység

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzés és tanácsadás megvalósításának módja azonos:

 

         Személyes részvétellel történõ adatfelvétel és elemzés a kiinduló helyzetrõl: személyes interjúk, konzultációk a kiinduló helyzetrõl és a változtatási szándék lehetõségének feltárása

         Az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányok, tanácsadói akcióterv-javaslatok elkészítése (Power Point bemutatóként is elkészítve a szemléletesség érdekében)

         A tanulmány és a tanácsadói akcióterv-javaslat prezentációja, illetve megvitatása az érintettekkel

         Megállapodás kötése az érintettekkel az elemzés transzparenssé tételérõl és az általuk jóváhagyott akciótervben foglaltak megvalósításáról

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó, az elemzéshez és a tanácsadáshoz igénybe venni kívánt eszközök részcélonként különböznek, ezek részletezése az alábbiakban történik:

 

Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerûsítése a stratégiai menedzsment erõsítése érdekében

A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idõ csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítõ mutató javítása érdekében

Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)

Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerûsítése, átalakítása

A hivatal belsõ szervezeti egységei közötti együttmûködés javítása

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése

Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerûsítése, illetve az intézményektõl érkezõ visszacsatolás beépítése a hivatal mûködésébe.

A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mûködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása

A hivatal mûködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérõ mutatószámok bevezetése

Szervezeti szintû teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése

A projekt szemlélet megerõsítése

Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása

A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata

Közbeszerzési eljárások lebonyolítása

Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése

Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenõrzés javítása

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére

A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa

 

Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzések és tanácsadások dokumentálható outputja minden felsorolt részcél esetén egy-egy 16-20 oldalas dokumentum, amely tartalmazza az elemzést, és annak eredményeit bemutató tanulmányt, valamint a kidolgozott akciótervet.

 

A megvitatott és jóváhagyott cselekvési tervek olyan szervezetfejlesztési lépéseket irányoznak elõ, melyek a késõbbiekben informatizálhatók. A kapcsolódó tanulmányok kitérnek az informatizálás lehetõségére is.

 

3.) A projekt tevékenységeinek megvalósulását vizsgáló utókövetés

 

Megvalósítás módja: elemzési folyamatok hasznosulásának vizsgálata, képzési és tanácsadási folyamatok hasznosulásának vizsgálata

 

Alkalmazni kívánt eszközök: megvalósítás módjának, az alkalmazott eszközöknek és a megvalósult outputoknak a vizsgálata

 

Output: 20-24 oldalas elemzõ dokumentum készül, mely a megvalósulást és a hatékonyságot vizsgálja

 

 

Képzés költsége

 

Az egyes képzések megvalósításának módja azonos:

 

-          kihelyezett képzések

-          gyakorlati, „best practice” szemléletet tükrözõ, gondolkodásra ható képzések

-          otthoni feladatokkal is járó képzések

-          gyakorlati példatár a Hivatal mûködéséhez kötötten

-          kötelezõ vizsga

-          államilag elismert képesítés (FAT-akkreditált képzések)

 

 

Képzés neve

Óraszám

Lajstrom

szám

Csoportok száma

(db)

Közbeszerzési referens tréning

24

PL-1548

1

PQM: Sztenderdizálás mesterkurzus

44

PL-2108

1

Sztenderdizálási gyakorlatok tréning

42

PL-1547

1

Szervezeti folyamatoptimalizálási gyakorlatok

82

PL-1776

1

Kommunikációs technikák

44

PL-1688

1

Összesen:

 

 

 

 

Nyilvánosság biztosításának költsége

 

A projekt megvalósítása során az V. számú kommunikációs tervet valósítjuk meg és "C" típusú emlékeztetõ táblát helyezünk el a projekt megvalósítása során, "D" típusút pedig azt követõen a beruházás helyszínén. A honlapon folyamatosan közzé tesszük a projekttel kapcsolatos aktuális információkat és az elõrehaladás állapotát, valamint nyomtatott és elektronikus kommunikációs felületeinken folyamatosan felhívjuk a figyelmet az EU támogatásra. A képzésekrõl fotódokumentáció készül.