 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Pályázat neve: ÁROP-2007-3.A.1/B. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése Projektcíme: Szervezetfejlesztés Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzat Képviselő-testületének Polgármesteri Hivatalában. Projekt azonosító: ÁROP-3.A.1/B-2008-0009 Projekt tervezett kezdete: 2009.01.15. Projekt tervezett befejezése: 2010.03.18. Támogatás összege: Adatbázisok, tanulmányok
1.) Működési rendszerelemzés: Utólagos ellenőrzés – Előzetes biztosítás A szolgáltatás igénybevételének oka: A munkaszervezetben nem definiálható a működési rendszer iránya, hogy az az utólagos ellenőrzést vagy az előzetes biztosítást követi. A megvalósítás módja: felmérés készítése azzal a céllal, hogy kiderüljön, a munkaszervezeti működésben melyek az utólagos ellenőrzésre és a megelőzésre utaló sajátosságok, annak érdekében, hogy a működési rendszer erősségei és gyengeségei pontosan detektálhatóak legyenek. Az igénybe venni kívánt eszközök: Minden releváns munkatárs részvételével papír, vagy elektronikus adatfelvételi űrlapon zajló vizsgálat. Az elemzés eredménye a kérdőívek kiküldésétől számított 6. héten esedékes. Az elemzés során érintett területek: - A Hivatalnál kialakult működési rendszer gyakorlat - A Hivatal legerősebb pontjai, amire építeni lehet: leginkább előzetes biztosítás rendszerében működő tevékenységek - Erények, amibe kapaszkodni lehet: a legkevésbé utólagos ellenőrzés rendszerében működő tevékenységek - A hivatali működésben jelentkező hibák, amiken javítani kell: a legkevésbé előzetes biztosítás rendszerében működő tevékenységek - Hibák, amin változtatni érdemes: leginkább utólagos ellenőrzés rendszerében működő tevékenységek Az elemzés dokumentálható outputja: 120 oldalas tanulmány készül az elemzés és eredményeinek bemutatására 2.) A pályázó speciális igényeihez igazodva 18 részterülethez kapcsolódó elemzési és tanácsadói tevékenység Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzés és tanácsadás megvalósításának módja azonos: – Személyes részvétellel történő adatfelvétel és elemzés a kiinduló helyzetről: személyes interjúk, konzultációk a kiinduló helyzetről és a változtatási szándék lehetőségének feltárása – Az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányok, tanácsadói akcióterv-javaslatok elkészítése (Power Point bemutatóként is elkészítve a szemléletesség érdekében) – A tanulmány és a tanácsadói akcióterv-javaslat prezentációja, illetve megvitatása az érintettekkel – Megállapodás kötése az érintettekkel az elemzés transzparenssé tételéről és az általuk jóváhagyott akciótervben foglaltak megvalósításáról Az egyes részterületekhez kapcsolódó, az elemzéshez és a tanácsadáshoz igénybe venni kívánt eszközök részcélonként különböznek, ezek részletezése az alábbiakban történik: Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése. Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe. A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése A projekt szemlélet megerősítése Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata Közbeszerzési eljárások lebonyolítása Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzések és tanácsadások dokumentálható outputja minden felsorolt részcél esetén egy-egy 16-20 oldalas dokumentum, amely tartalmazza az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányt, valamint a kidolgozott akciótervet. 3.) A projekt tevékenységeinek megvalósulását vizsgáló utókövetés Megvalósítás módja: elemzési folyamatok hasznosulásának vizsgálata, képzési és tanácsadási folyamatok hasznosulásának vizsgálata Alkalmazni kívánt eszközök: megvalósítás módjának, az alkalmazott eszközöknek és a megvalósult outputoknak a vizsgálata Output: 20-24 oldalas elemző dokumentum készül, mely a megvalósulást és a hatékonyságot vizsgálja Képzés Az egyes képzésekhez kapcsolódó igénybe venni kívánt eszközök képzésenként különböznek.
Immateriális javak beszerzése A kínálatból a céljainknak és a megvalósításra kerülő fejlesztéseknek legjobban megfelelő, legkedvezőbb árú terméket választottuk, több ajánlat bekérését és a piaci kínálat körültekintő felmérését követően.
A szoftver bemutatása: ELO Office Digital Dokumentumkezelő rendszer ELO professional - innovatív dokumentumkezelő-, dokumentum menedzsment, workflow és archiváló szoftver, amely a Polgármester Hivatal minőségirányítási elveinek megfelelően fogja kezelni és menedzselni a működési folyamatokat. Nyilvánosság biztosításának költsége A projekt megvalósítása során az V. számú kommunikációs tervet valósítjuk meg és "C" típusú emlékeztető táblát helyezünk el a projekt megvalósítása során, "D" típusút pedig azt követően a beruházás helyszínén. A honlapon folyamatosan közzé tesszük a projekttel kapcsolatos aktuális információkat és az előrehaladás állapotát, valamint nyomtatott és elektronikus kommunikációs felületeinken folyamatosan felhívjuk a figyelmet az EU támogatásra. A képzésekről fotódokumentáció készül. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |