Pályázat neve: ÁROP-1.A.2 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése
Projektcíme: Mór Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése a hatékony mûködési kultúra megerõsitése, a mûködési hatékonyság optimalizálása érdekében.
Projekt azonosító: ÁROP-1.A.2/A-2008-0162
Projekt tervezett kezdete: 2009.04.01.
Projekt tervezett befejezése: 2010.05.31.
Támogatás összege: 17 818 998 Ft
Adatbázisok, tanulmányok
A tanulmánykészítés és tanácsadás költségeit több szolgáltató megkeresését, illetve árajánlatok bekérését alapul véve terveztük meg.
Ssz |
Megnevezés |
Mennyiség
(db) |
1. |
Mûködési rendszerelemzés |
1 |
2. |
Elemzés és tanácsadás |
18 |
3. |
Utókövetés |
1 |
|
Összesen: |
|
1.) Mûködési rendszerelemzés: Utólagos ellenõrzés – Elõzetes biztosítás
A szolgáltatás igénybevételének oka: A munkaszervezetben nem definiálható a mûködési rendszer iránya, hogy az az utólagos ellenõrzést vagy az elõzetes biztosítást követi.
A megvalósítás módja: felmérés készítése azzal a céllal, hogy kiderüljön, a munkaszervezeti mûködésben melyek az utólagos ellenõrzésre és a megelõzésre utaló sajátosságok, annak érdekében, hogy a mûködési rendszer erõsségei és gyengeségei pontosan detektálhatóak legyenek.
Az igénybe venni kívánt eszközök: Minden releváns munkatárs részvételével adatfelvételi ûrlapon zajló vizsgálat. Az elemzés átadása a kérdõívek kiküldésétõl számított 6. héten esedékes.
Az elemzés során érintett területek:
- A Hivatalnál kialakult mûködési rendszer gyakorlat
- A Hivatal legerõsebb pontjai, amire építeni lehet: leginkább elõzetes biztosítás rendszerében mûködõ tevékenységek
- Erények, amibe kapaszkodni lehet: a legkevésbé utólagos ellenõrzés rendszerében mûködõ tevékenységek
- A hivatali mûködésben jelentkezõ hibák, amiken javítani kell: a legkevésbé elõzetes biztosítás rendszerében mûködõ tevékenységek
- Hibák, amin változtatni érdemes: leginkább utólagos ellenõrzés rendszerében mûködõ tevékenységek
Az elemzés dokumentálható outputja: 120 oldalas tanulmány készül az elemzés és eredményeinek bemutatására
2.) A pályázó speciális igényeihez igazodva 18 részterülethez kapcsolódó elemzési és tanácsadói tevékenység
Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzés és tanácsadás megvalósításának módja azonos:
– Személyes részvétellel történõ adatfelvétel és elemzés a kiinduló helyzetrõl: személyes interjúk, konzultációk a kiinduló helyzetrõl és a változtatási szándék lehetõségének feltárása
– Az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányok, tanácsadói akcióterv-javaslatok elkészítése (Power Point bemutatóként is elkészítve a szemléletesség érdekében)
– A tanulmány és a tanácsadói akcióterv-javaslat prezentációja, illetve megvitatása az érintettekkel
– Megállapodás kötése az érintettekkel az elemzés transzparenssé tételérõl és az általuk jóváhagyott akciótervben foglaltak megvalósításáról
Az egyes részterületekhez kapcsolódó, az elemzéshez és a tanácsadáshoz igénybe venni kívánt eszközök részcélonként különböznek, ezek részletezése az alábbiakban történik:
Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerûsítése a stratégiai menedzsment erõsítése érdekében
A polgármesteri hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idõ csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítõ mutató javítása érdekében
Ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása)
Rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerûsítése, átalakítása
A hivatal belsõ szervezeti egységei közötti együttmûködés javítása
A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése
Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerûsítése, illetve az intézményektõl érkezõ visszacsatolás beépítése a hivatal mûködésébe.
A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb mûködésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása
A hivatal mûködését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérõ mutatószámok bevezetése
Szervezeti szintû teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése
A projekt szemlélet megerõsítése
Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása
A költségvetés készítésének és elfogadásának folyamata
Közbeszerzési eljárások lebonyolítása
Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetése
Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenõrzés javítása
Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére
A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa
Az egyes részterületekhez kapcsolódó elemzések és tanácsadások dokumentálható outputja minden felsorolt részcél esetén egy-egy 16-20 oldalas dokumentum, amely tartalmazza az elemzést és annak eredményeit bemutató tanulmányt, valamint a kidolgozott akciótervet.
õA megvitatott és jóváhagyott cselekvési tervek olyan szervezetfejlesztési lépéseket irányoznak elõ, melyek a késõbbiekben informatizálhatók. A kapcsolódó tanulmányok kitérnek az informatizálás lehetõségére is.
3.) A projekt tevékenységeinek megvalósulását vizsgáló utókövetés
Megvalósítás módja: elemzési folyamatok hasznosulásának vizsgálata, képzési és tanácsadási folyamatok hasznosulásának vizsgálata
Alkalmazni kívánt eszközök: megvalósítás módjának, az alkalmazott eszközöknek és a megvalósult outputoknak a vizsgálata
Output: 20-24 oldalas elemzõ dokumentum készül, mely a megvalósulást és a hatékonyságot vizsgálja
Képzés
Az egyes képzések megvalósításának módja azonos:
- kihelyezett képzések
- gyakorlati, „best practice” szemléletet tükrözõ, gondolkodásra ható képzések
- otthoni feladatokkal is járó képzések
- gyakorlati példatár a Hivatal mûködéséhez kötötten
- kötelezõ vizsga
- államilag elismert képesítés (FAT-akkreditált képzések)
Az egyes képzésekhez kapcsolódó igénybe venni kívánt eszközök képzésenként
1.) Közbeszerzési referens tréning (program-akkreditációs lajstromszám: PL-1548)
Képzés neve |
Óraszám |
Lajstrom
szám |
Csoportok száma
(db) |
Közbeszerzési referens tréning |
24 |
PL-1548 |
1 |
PQM: Sztenderdizálás mesterkurzus |
44 |
PL-1547 |
1 |
Sztenderdizálási gyakorlatok tréning |
42 |
PL-2108 |
1 |
Szervezeti folyamatoptimalizálási gyakorlatok |
82 |
PL-1776 |
1 |
Kommunikációs technikák |
44 |
PL-1688 |
1 |
Összesen: |
|
|
|
Nyilvánosság biztosítása
A projekt megvalósítása során az V. számú kommunikációs tervet valósítjuk meg és "C" típusú emlékeztetõ táblát helyezünk el a projekt megvalósítása során, "D" típusút pedig azt követõen a beruházás helyszínén. A honlapon folyamatosan közzé tesszük a projekttel kapcsolatos aktuális információkat és az elõrehaladás állapotát, valamint nyomtatott és elektronikus kommunikációs felületeinken folyamatosan felhívjuk a figyelmet az EU támogatásra. A képzésekrõl fotódokumentáció készül.